De opdrachtgever plaatst een opdracht en schrijft een leidraad en bestek waarin op hoofdlijnen (leidraad) en specifieke eisen (bestek) wordt ingegaan op de opdracht. De stukken maken duidelijk wat de hulpvraag is, wat er moet gebeuren en aan welke eisen het werk moet voldoen. Je kan op basis van deze informatie in principe een plan van aanpak schrijven om mee te dingen naar de aanbesteding.
Wanneer een leidraad en/of het bestek onduidelijk is opgesteld kan dit problemen vormen. Een inschrijver mag volgens het gelijkheidsbeginsel echter niet direct contact leggen met de opdrachtgever. Om een zo transparant mogelijke marktomgeving te waarborgen, is de Nota van Inlichtingen uitgevonden.
Wat is een Nota van Inlichtingen?
Een nota of NvI is niets anders dan een door de opdrachtgever beantwoorde vragenlijst over de opdracht. Deze nota is inzichtelijk voor iedereen die wil meedingen naar deze aanbesteding, zodat iedereen dezelfde informatie tot zich krijgt. Let dus op dat iedere inschrijvende partij de antwoorden van jouw vragen bij toepassing van de nota van inlichting zal kunnen inzien.
Dit is echter ook het enige moment (met uitzondering van een eventuele tweede ronde) van contact met de opdrachtgever over desbetreffende opdracht. Daarom is het essentieel, als je ervoor kiest om vragen te stellen, je vraag zo uitgebreid, concreet en compleet mogelijk te maken.