Onderhandelingsprocedure zonder vooraankondiging

Met een onderhandelingsprocedure zonder aankondigingen kan een voorkeurspartij een opdracht rechtstreeks gegund krijgen. Deze procedure kent de volgende stappen:

1. Onderhandeling tussen aanbestedende dienst en betrokken inschrijvers.
2. Opmaak van het process verbaal rondom de opdrachtlevering.
3. Mededeling van het gunningsbesluit.
4. Uiteindelijke overeenkomst.
5. Aankondiging gunningsbesluit.

Tijdens deze procedure is het mogelijk dat aanbestedende dienst met een of meerdere partijen onderhandeld over de te verstrekken opdracht. In het geval van deze procedure is er ten alle tijden sprake van één van de volgende uitzonderlijke omstandigheden:

Geen (geschikte) inschrijvingen

Als er geen, of geen geschikte verzoeken tot deelneming zijn ingediend, of (in het geval van een niet-openbare procedure) ontvangen, kan een onderhandelingsprocedure vervolgen zonder voorafgaande aankondiging. Hierbij geldt dat de oorspronkelijke opdracht niet wezenlijk gewijzigd mag worden.

Als uw inschrijving ongeschikt is geacht gebeurde dit op basis van een van de volgende uitsluitingsgronden:

• zonder ingrijpende wijzigingen zou het aanbod, zoals gepresenteerd, niet voldoen aan de behoeften en eisen omschreven in het aanbestedingsstuk.
• Als er uitsluitingsgronden toepasbaar zijn op de betrokken organisatie.
• Als de betrokken organisatie niet voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen.

In het geval dat deze procedure wordt toegepast moet de aanbestedende dienst een verantwoording af kunnen leggen in de vorm van een verslag dat uitlegt waarom er voor deze procedure is gekozen.

Slechts één geschikt bedrijf of ondernemer

In gevallen waar:

1. Artistiek: Het voltooien van een dienst in de vorm van een unieke artistieke prestatie of kunstwerk het doel is van de aanbesteding.
2. Technisch: Kennis op het gebied van techniek, beschikking over specifieke middelen en instrumenten, of operationele capaciteit van een organisatie zorgt ervoor dat een inschrijver alle anderen overstijgt.
3. Juridisch eigendom: Uitsluitende rechten ervoor zorgen dat een aanbestedende dienst beperkte opties heeft in het selecteren van een geschikte inschrijver.

Er wordt scherp op toegezien dat in het specifiek uitsluitingsgronden 2 en 3 niet het product zijn van het toeschrijven naar één leverancier, bewijs dat er geen redelijk alternatief aanwezig is wordt getoetst aan de aanbestedingswet 2012.

Dwingende spoed

Als de versnelde openbare procedures of de bijbehorende mededingings periode te lang van duur zijn, kan de onderhandelingsprocedure zonder vooraankondiging ingezet worden als deze omstandigheden als onvoorzien en niet verwijtbaar beoordeeld zijn.

Toekenning na prijsvraag

Als een prijsvraag is gewonnen waarin door de aanbestedende dienst is verwerkt dat de winnaar de vervolg opdracht wordt gegund.

Aanvulling op oorspronkelijke overeenkomst

Tot 3 jaar na toekenning van een oorspronkelijke overheidsopdracht is het mogelijk om soortgelijke nieuwe werken of diensten in een onderhandelingsprocedure zonder vooraankondiging onderling overeen te komen.

In het geval van leveringen geldt dat voor de vernieuwing of aanvulling van bestaande leveringen of installaties. Zolang er bij verandering van leverancier situaties ontstaan waarin apparatuur met andere technische eigenschappen aangeschaft moet worden door de aanbestedende dienst. Ook de looptijd van deze uitzondering is 3 jaar.

Overig

Voor op de grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen, of wanneer handelsplatformen voor producten zoals landbouwproducten en grondstoffen automatisch marktprijzen garandeert door huidige structuren.

Faillissementsverkoop of een vergelijkbare situaties waarin leveringen of diensten voor bodemprijzen kunnen worden aangeschaft.

Bij levering van kleine hoeveelheden producten die dienen voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling en waarvoor geen commercieel oogmerk in het spel is.

Het bestaan van deze procedure voor de inschrijver

Voordelen

• De procedure kan aanzienlijk korter zijn doordat er geen termijnen zijn waar rekening mee gehouden hoeft te worden.
• 1-op-1 onderhandelen geeft de ruimte om elkaar te vinden in vraag en aanbod.
• In het geval dat u de enige partij bent die kan voldoen aan het aanbod, vervaardigt dit een sterke positie binnen de onderhandelingen.

Nadelen

• Minder transparantie.
• Mogelijkheid tot uitsluiting van consideratie door aanbestedende dienst. Ondanks dat dit altijd gepaard moet gaan met een goede motivatie voor toepassing van deze procedure.

Meer weten over dit type procedure? Bekijk het artikel op Pianoo, het kennisplatform van de Nederlandse overheid, om meer informatie te vinden over alle aanbestedingsprocedures en de betekenissen ervan voor verschillende organisaties binnen de markt.