Bidmanagement best practices: 10 tips voor succesvol inschrijven

In dit artikel lees je wat bidmanagement inhoudt en hoe het waarde toevoegt aan jouw inschrijving. We bespreken de grootste uitdagingen van het bidmanagement van nu. Vervolgens geven we je de 10 best practices en belichten we de toekomst van bidmanagement.

Wat is bidmanagement?

Bidmanagement is een vorm van projectmanagement, specifiek gericht op inschrijvingen voor aanbestedingen of RFP's. De verantwoordelijkheid van een bidmanager, ook wel tender manager, of proposal manager genoemd, strekt zich uit van het signaleren tot het uiteindelijke inschrijven op een aanbesteding of Request for Proposal (RFP). 

Bij een inschrijving probeert een organisatie eerst een winnende tender strategie op te stellen. Bidmanagement leidt de ontwikkeling van de inschrijving met het doel die strategie optimaal te vertolken. Daarbij heeft een bidmanager een aantal verantwoordelijkheden

Verantwoordelijkheden van een bidmanager

Als we de verantwoordelijkheden van een bidmanager samenvatten, dan komen deze neer op de volgende:

Grondig kennen van de aanbesteding

De bidmanager analyseert aanbestedingsdocumenten om eventuele tegenstrijdigheden, risico's en wettelijke conflicten te identificeren.

Naleven van planning en inschrijfdeadlines

Bidmanagers overzien de coördinatie en combinatie van content uit verschillende afdelingen. Daarnaast stel je interne deadlines.

Ontwikkelen van een winnende strategie

Bidteams stellen voor wat de beste oplossing is voor de aanbestedende dienst op basis van de sterktes van het bedrijf.

Eigenaar effectieve communicatie

Een bidmanager stroomlijnt de samenwerking tussen sales, subject matter experts en andere interne afdelingen.

Voldoen aan eisen van aanbestedende dienst

Als bidmanager zorg je dat de inschrijving voldoet aan alle gestelde voorwaarden. Je stelt eisen aan kwaliteit en consistentie.

Kennis markttrends, concurrentie en klantbehoefte

Je blijft als bidmanager op de hoogte van externe ontwikkelingen die invloed hebben op inschrijfprestaties.

Evaluatie en ontwikkeling van bid organisatie

Als bidmanager verzamel je feedback en pas je verbeteringen toe voor latere inschrijftrajecten.

Kortom, bidmanagement is de spil in het inschrijvingsproces. Met als rol om het succes van inschrijvingen te maximaliseren.

Waarom is goed bidmanagement zo belangrijk voor succesvol inschrijven op aanbestedingen?

Bij een inschrijving komen kosten kijken. Wouter van Tienhoven, CP van APMP besprak deze in De Bidcast.

Verliezend inschrijven op een aanbesteding kost €30.000, schat Wouter in. Bovenop het mislopen van de inkomsten van een aanbesteding.

Goed bidmanagement zorgt dat de middelen voor inschrijvingen effectief worden ingezet.

De eerder genoemde verantwoordelijkheden geven weer hoe een bidmanager waarde toevoegt. Als procesbeheerder en manager zorgt een bidmanager dat er een lijn zit in de ontwikkeling en uiteindelijke tekst van een inschrijving. Het goed uitvoeren ervan is cruciaal voor jouw winkans.

De grootste bidmanagement uitdagingen

Bidmanagement is geen simpel vak. Het vereist een diepgaand begrip van de aanbestedende dienst en eigen organisatie. Intern vereist bidmanagement input uit diverse afdelingen. Ondertussen moeten er strakke deadlines worden nageleefd.

Daarnaast moet bidmanagement omgaan met drie grote uitdagingen:

Gebrek aan capaciteit

Huidige arbeidsschaarste betekent ook capaciteitsproblemen in bidmanagement teams voor  bidmanagers en schrijvers. Het vinden van ervaren krachten is lastig en er zijn geen specifieke HBO- of WO-opleidingen voor het vak.

Daardoor komt het vaak op zelf opleiden aan. Dat is tijdrovend, terwijl collega’s al druk genoeg zijn.

Goede samenwerking tussen afdelingen

Bij een inschrijving heb je input nodig van verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Die zijn allemaal op hun eigen manier druk. Het is een kunst om ondanks die drukte een goede productiviteit te behouden en deadlines na te leven.

Het achterblijven van kwaliteit

Gedeeltelijk door het capaciteitsgebrek blijf je met gebrekkige competenties of een incompleet team achter. Dit creëert op zijn beurt een gebrek aan kwaliteit. Waar een goede schrijver 20 uur doet over een inschrijving, kost het een onervaren schrijver 35 uur.

Daarnaast zorgen de uitdagingen van de samenwerking tussen afdelingen voor problemen in de planning en de kwaliteit van de inschrijving. 

Tenslotte hebben bidmanagement teams vaak hun data niet op orde. Hierdoor missen ze inzicht, leren ze slecht van het verleden en hebben ze moeite om inschrijvingen te optimaliseren voor winst.

Best practices voor bidmanagement: 10 essentiële tips

Om bidmanagers zo goed mogelijk bij te staan en betere inschrijvingen te laten doen, hebben wij een aantal tips en best practices verzameld. Probeer deze zo snel mogelijk te implementeren in jouw bidteam. 

1. Inschrijven op basis van een kritische bid/no-bid

Niet elke aanbesteding is het waard om op in te schrijven. Vaak past een project bijvoorbeeld niet bij jouw aanbod, is het minder winstgevend dan het lijkt, of heb je niet de juiste middelen beschikbaar voor de uitvoering.

Daarom is het belangrijk om systematisch te bepalen of inschrijvingen de moeite waard zijn.

Leer meer van jouw kritische bid/no-bid beslissing of download een van onze handige bid/no-bid templates.

2. Stel het ultieme team voor jouw inschrijving samen

Een team dat een inschrijving maakt bestaat uit een biddirector of -lead, bidmanager(s), -schrijver(s) en sales support. 

Om een inschrijving volledig te maken betrek je subject matter experts (SME’s), juridische adviseurs en financiële analisten. 

De input vanuit die afdelingen moet op de juiste manier gecombineerd worden. Als bidmanager ken je de vaardigheden van de mensen die beschikbaar zijn.

Deze vaardigheden zet je af tegen de rollen die belangrijk zijn voor het bidproces. Karel Koppens besprak in De Bidcast welke rollen jij nodig hebt in jouw bid team om een goede inschrijving neer te zetten. 

Bidmanager

Als bidmanager creëer jij je autoriteit bij alle stakeholders die bijdragen aan de inschrijving. Deelnemers in dat team hebben andere taken, dat maakt structuren naleven erg belangrijk.

Daarom moet een bidmanager effectief kunnen plannen en zorgen dat deze planning wordt nageleefd.

Bidschrijver

Een bidschrijver raakt alle aspecten van de inschrijving. Belangrijk dat je daar dan ook kennis over hebt, of uitleg snel begrijpt. Ervaring in teksten schrijven binnen een tender omgeving is essentieel. 

Sales, SME’s, finance, juridisch

Bij elke inschrijving heb je input nodig vanuit sales, SME's, finance en legal. Ga na of degene die jij wilt betrekken de tijd heeft om te helpen. Doe dit door via een voorstel een idee te geven van de workload. Stakeholders kunnen deze voor zichzelf afwegen.

Stel daarnaast KPI’s op voor het project, zodat de verwachtingen duidelijk zijn.

Het toevoegen van een extra expert aan jouw team klinkt slim, maar kan averechts werken. Het is beter om één persoon te betrekken met diepe expertise, dan meerdere, met gedeeltelijke expertise.

3. Automatiseren van aanbestedingen pipeline

Toekomstige aanbestedingen zie je tegenwoordig makkelijk aankomen. Je stelt je zoekprofielen eenmalig in. Die krijg je vervolgens elke morgen in je inbox. Zo spit je nooit meer een database door en toch mis je niets. Bovendien begin je zo snel mogelijk aan je voorbereiding.

4. Organiseer inschrijvingen (en het bidteam) in één omgeving

Als je achter een computer werkt, spendeer je gemiddeld 28% van je tijd aan het lezen van e-mails.

Terwijl je 19% van je tijd kwijt bent aan het zoeken naar informatie. Dat is bijna de helft van je week die je aan administratie besteedt. 

Een bidmanagement team bestaat uit 3 tot 8 medewerkers. Door bidmanagement teams in één centrale omgeving te laten werken, zoals bidmanagement software aanbiedt, kort je de verloren tijd in, stroomlijn je het proces, en kun je uiteindelijk meer inschrijvingen doen.

Dit voer je nog verder door met behulp van automatisering die een centraal platform kan bieden. Altura geeft door het automatiseren van taken en het stroomlijnen van werkprocessen, veel tijd terug aan zijn gebruikers. Meer lezen over onze [automatisering](link)?

5. Stel beslismomenten vast en kom er niet op terug

Geef inschrijvingsonderwerpen en keuzes één vast beslismoment. Op dit specifieke moment is het bespreekbaar. Daarna kom je er niet meer op terug. Zo creëer je meer focus bij het bidmanagement team en alle stakeholders.

Bovendien kom je niet terug op inschrijfonderwerpen, waardoor je minder herschrijft en je verhaallijn beter behoudt. 

6. Houd een centrale content bibliotheek bij

Werk met je hele team vanuit dezelfde basis van content. Zorg dat deze up-to-date is met de feedback die je per inschrijving vraagt. Dit versterkt jouw inschrijvingen als volgt:

• Je kunt kwaliteit beter garanderen. Er wordt op basis van de laatste kennis optimaal geschreven.
• Je zoekt niet meer. Zo schrijf je sneller en hoef je niet langs collega’s om teksten af te maken.
• Je werkt veiliger, omdat de kans klein is dat er verkeerde bronnen worden gebruikt voor een tekst.

7. Leer van verleden inschrijvingen om je bidproces te optimaliseren

Je krijgt altijd een gunningsbesluit. Maar vraag daarnaast om zo veel mogelijk feedback. Vraag altijd een evaluatiegesprek aan waar mogelijk. 

Als je altijd dezelfde vragen stelt kun je hier datapunten omheen opbouwen. 

8. Op minder aanbestedingen inschrijven om er meer te winnen

Schrijf je alleen nog in op aanbestedingen die goed aansluiten op jouw organisatie, of waarbij je een competitief voordeel hebt. Daar is de kans (en dus winrate) groot voor jouw organisatie.

Je vermindert het aantal trajecten waarop je inschrijft, dus heb je minder capaciteitsproblemen. Daardoor is het makkelijker om kwaliteit te garanderen met de tijd en focus die vrijkomt.

9. Betrek jouw directie voor het creëren van draagvlak

Zonder draagvlak gaat niemand een bidmanager serieus nemen. Wat werkt er beter om draagvlak te creëren dan een duidelijke uitspraak met de directie? 

Laat jouw directie aanbestedingen en RFP’s als deel van het strategische plaatje meenemen. Je zult snel merken dat deadlines vanuit elke afdeling worden nageleefd en kwaliteit verbetert.

Karel Koppens legt in de Bidcast uit hoe hij directie zou betrekken.

10. Maak jouw data warehousing klaar voor AI

De conclusie uit onze AI paneldiscussie: AI is een wake-up call. 

Er is al veel mogelijk voor het digitale bidmanagement proces. Zoals project management, data inzichten en geautomatiseerde signalering. Maar om AI goed te implementeren heb je veel data nodig.

Daarom is het noodzakelijk om nu al een data warehousing of opslag te maken van alle inschrijvingen, gunningsbesluiten en andere feedback. Allemaal belangrijke data binnen bidmanagement.

Samengevat: bidmanagers moeten zo effectief mogelijk aanbestedingen winnen

De verantwoordelijkheden van een bidmanager zijn divers, maar hebben één doel. Het zo effectief mogelijk winnen van zoveel mogelijk aanbestedingen die bij een organisatie passen. 

Er zijn grote uitdagingen in het vak van bidmanagement. Door het toepassen van best practices ga je goed om met die uitdagingen. 

Probeer Altura en verhoog de output van je bid teams

Altura ondersteunt het gehele bid proces van het bid team en vangt automatisch belangrijke data. Zo kun je onderdelen automatiseren en waardevolle inzichten gebruiken. Ook voor onderhandse aanbestedingen.

Door Altura te gebruiken, kun je de output van je bid teams aanzienlijk verhogen en je winkans bij aanbestedingen verbeteren. Vraag vandaag nog een demo aan.