Hoe gebruik je AI in tender en RFP management in 2024?

Tijdens Altura's panel over AI in bidmanagement gaf 84% van de geënquêteerden aan tijd vrij te willen maken voor de toepassing van AI in tender en RFP processen.

Overweldigende animo.

Als AI ook maar een gedeelte van zijn belofte waarmaakt, is die animo meer dan terecht. 

Toch is het vaak nog onduidelijk waar men moet beginnen als het gaat om AI, terwijl het voelt alsof concurrentie al lang en breed bezig is met die horizonverbredende tools. Dat zorgt voor onzekerheid, terwijl dat niet altijd nodig is. Hieronder lees je hoe je AI inzet in tender- en RFP management.

3 cruciale veranderingen in tender- en RFP management door de komst van AI

AI gaat niet jouw tenderstrategie bepalen, dat moet je zelf doen. AI vermindert wel de tijd die je in andere processen steekt, zodat jij je focust op die strategie. 

Voorstellen schrijven

Met behulp van AI schrijf jij binnenkort al de eerste conceptversie van jouw voorstel. Je zet de grote lijnen uit, zodat je gelijk een sprong maakt naar de eerste review. Je gaat dus sneller aan de slag.

Simpele taken automatiseren

Bidteams hebben vaak waslijsten aan taken om te voltooien in Excel bestanden. Het voltooien van die toch vrij simpele taken kost honderden uren per jaar. AI neemt simpele taken weg en automatiseert processtappen in jouw tender en RFP management. Planningen maak je niet meer en samenvattingen schrijven is voorbij.

Automatische pipeline

AI automatiseert nu al jouw pipeline, door er verwachte tenders aan toe te voegen heb je constant overzicht van de markt. Bovendien ontvang je nu al op basis van jouw voorgaande aanbesteding een constante stroom aan AI-suggesties voor nieuwe projecten. 

Maar eerst: waar let je op bij het gebruik van AI voor het inschrijven op RFP’s en tenders?

Enthousiast over het gebruik van ChatGPT en andere AI tools bij jouw inschrijvingen? Één momentje. Want je moet je goed inlezen. Er zijn (volgens Hanneke) namelijk wat risico’s.

Wij raden aan een AI ontwikkelgroep aan te wijzen die technologie uitprobeert en intern promote. Maar die de technologie ook uitpluist en eventuele risico’s beperkt voor jouw organisatie. 

Veiligheidszorgen

ChatGPT haalt informatie uit openbare bronnen, maar het leert ook op basis van de input die het krijgt. “Zeker met gevoelige informatie die je concurrent niet mag weten, zou ik nog voorzichtig zijn", zegt Hanneke. 

Nauwkeurigheidskwesties

Ondanks dat ChatGPT inmiddels ook recente data verwerkt, is niet alles up-to-date. Daarom is het cruciaal om de informatie die ChatGPT geeft te factchecken. 

Welke soorten AI-tools zijn er voor tender- en RFP management?

Je begint tegenwoordig erg makkelijk met AI. Marion van Happen, CEO van HeadFirst Group, implementeert AI organisatiebreed en doet dat vooral door onderling usecases te delen.

Algemene AI tools die handig zijn voor Tender- en RFP management

Elke implementatie van AI geeft jouw team dat beetje extra, daarbij komen algemene toepassingen ook van pas: 

• Onderzoek

Genereer rapporten over jouw klanten met AI die getraind is op basis van jouw product en de markt.

Voorbeelden: Aomni

• Notities

Stel vragen aan jouw notities en maak content van al jouw hersenspinsels.

Voorbeelden: Mem

• Schrijven

Altura’s bidwriter is bijna klaar. Maar tot die tijd schrijf je met de juiste prompts al het begin van jouw voorstellen. Ook kunnen copywriting gerelateerde tools je helpen met het finetunen van jouw teksten.

‍Voorbeelden: ChatGPT, Bard, Bing, copy.ai 

• Afbeeldingen genereren

Zet een prompt om naar een afbeelding en maak afbeeldingen die jouw voorstel verbeteren.

Voorbeelden: DALL-E 2, Midjourney

• Transcriberen

Laat AI jouw meetings transcriberen en overzichtelijk voor je inrichten.

Voorbeelden: Fireflies, Airgram, Krisp

De belangrijkste kenmerken van Altura AI Tender Software 

Lees hoe Daan Altura gebruikt voor een professioneel en toekomstproof bidproces.

Altura gelooft in de toekomst van AI in Tender- en RFP management. We ontwikkelden een full-cycle bidmanagement software die AI gebruikt in ondersteuning van het gehele bidproces. Die software is gebouwd om de manier waarop je tenders en RFP’s creëert te innoveren. 

Altura's AI capaciteiten

Altura is jouw virtuele bidmanager die tijdrovende taken voor je automatiseert. Daar blijven we onszelf constant opnieuw in ontdekken, maar hieronder vind je het huiswerk dat we al voor je hebben gedaan.

Vind direct het juiste stuk voor je inschrijving

Met de ProposalSearch zoek je semantisch door jouw content bibliotheek. Daarmee vind je niet alleen jouw zoekterm, maar ook alle tekststukken die gerelateerd zijn aan jouw zoekopdracht. Dus je hoeft je niets meer perfect te herinneren. 

Vind direct de beste teksten uit je bid-contentbibliotheek en stel razendsnel je bronzen versie samen. Dat scheelt frustratie, maar zorgt er ook voor dat jij weer door kunt.

• In een paar klikken vind je het juiste stuk
• Vind snel info uit documenten
• Binnen 5 minuten bouw je jouw bid-contentbibliotheek
• Optimaliseer direct tekststukken

‍Haal alle cruciale informatie uit een tender of RFP met slechts een paar vragen

Met de DocumentenChat vraag je direct aan de aanbesteding (en documenten) wat je nodig hebt. Tijdrovende analyses worden teruggebracht naar slechts een paar vragen, waarin je snel achter de risico's en vereisten komt. Zo weet je direct of jouw oplossing passend is.

Verspil dus geen tijd meer aan het doorploegen van documenten om direct te bepalen of jullie oplossing aansluit.

• Vind wat je zoekt in meerdere documenten tegelijk
• Snel antwoord op je vragen over een aanbesteding
• In enkele minuten zien of je een inschrijving-fit bent

Nooit meer een tender- of RFP samenvatting typen

Met AI Samenvattingen kun je een hele taak van je to-do list permanent wegstrepen. Samenvatten, dat hoeft namelijk niet meer. AI maakt de samenvatting voor je op basis van de aanbestedingsleidraad. Zo weet je direct wat de aanbesteding inhoudt. Dan ga je ermee verder, of je steekt er geen tijd meer in.

• Geen documenten meer doorspitten voor de eerste check
• Minder eentonig werk door automatisering

Andere functies van Altura

Altura is één plek voor het gehele bidmanagement proces. Van signalering tot inschrijving ben je altijd op de hoogte, beheer je alles op één plek en verzorg je jouw inschrijving tot in de details. Daarnaast overzie je aan de hand van overzichtelijke dashboards jouw evaluatie en de prestaties van jou en je concurrent.

Use Cases: waar de kracht van AI tender- en RFP managers helpt winnen

Mensen in tender en RFP management zijn druk maar willen graag strategischer bezig zijn. Ondertussen zijn er veel tijdrovende taken in bidmanagement, die ze ervan weerhouden dit te doen. Doordat AI veel simpele taken voor je doet, zijn er veel toepassingen te noemen. Wij begonnen met drie usecases:

Use Case 1: 10% groeien met hetzelfde team

Usecase

Jouw directie wil 10% meer omzet uit tenders en RFP’s, maar er is geen budget voor nieuwe mensen.

Doel

Tijd besparen, om meer te doen, met hetzelfde team.

Oplossing

Uit ons onderzoek blijkt dat een bidmanager gemiddeld 5 uur per week kwijt is aan het vinden van de juiste teksten in oude voorstellen. 

‍Als jij Altura AI gebruikt bespaar je tijd voor jouw teamleden. 

Stap 1

Dring de tijd die besteedt aan zoektochten door oude voorstellen terug met het gebruik van de ProposalSearch. Als je hier alleen al 3 uur van die zoektijd mee in kunt perken, groeit de productiviteit van een fulltimer met 7.5%. 

Stap 2

AI Samenvattingen zorgt ervoor dat jouw team geen document meer hoeft te openen om te zien of een tender relevant is. 

Stap 3

Als je na de AI samenvatting nog steeds informatie tekortkomt, vraag je met DocumentenChat direct aan de documenten wat je nodig hebt. Zo spit je minder teksten door en heb je de eerste aanbestedingskwalificatie snel gedaan. 

Use Case 2: Professionelere organisatie 

Use case

Je wilt jouw organisatie professionaliseren.

Doel

Standaardisering van zo veel mogelijk aanbestedingsprocessen: tekstoptimalisatie, planning en stapsgewijze verificatie.

Oplossing

Stap 1

Inventariseer waar de grootste winst te behalen is. Onderzoek waar je jouw bidmanagement gaat optimaliseren op basis van de huidige volwassenheid van jouw proces. 

Doe hier jouw assessment op basis van het Bidmanagement Maturity Model.

Stap 2

Nadat je jouw eerste vervolgstap hebt bepaald aan de hand van het bidmanagement maturity model, ga je beginnen.

Bijvoorbeeld: start met de inrichting van een bidcontent-bibliotheek met kwalificaties, ontvangen gunningsbesluiten en informatie uit beoordelingsgesprekken. Dit voedt het platform data om te gebruiken in dashboards en AI toepassingen.

Met AI heb je dan altijd de juiste basisteksten bij de hand. Zonder perfect te hoeven weten waar ze ook alweer stonden.

Stap 3

Roep je tekstschrijvers bij elkaar en verbeter jouw standaard teksten aan de hand van kwaliteitsscores. Bespreek waarom iets beter kan en zorg dat iedereen begrijpt waarom er aanpassingen nodig zijn.

Verwerk de reflectie op inschrijfprestaties in jouw standaard workflow en planningen, zodat je constant doorontwikkeld.

Use Case 3: Tijd besparen

Use Case

Je merkt dat er veel tijd verloren gaat tijdens jouw bidproces. Je hebt veel gehoord over AI en wilt het toepassen.

Doel 

Minder tijd besteden aan onnodige of simpel te automatiseren taken.

Oplossing

Stap 1 

Ga met jouw team om tafel en inventariseer welke taken (te) veel tijd kosten. Lees je tegelijkertijd in wat er al wordt gedaan met AI en maak hier een overzicht van. 

Stap 2

Combineer het overzicht van de taken die veel tijd kosten en AI tools die beschikbaar zijn. Vind eerst AI tools bij jouw uitdagingen. Focus vervolgens op AI tools die er zijn, die je mogelijk nog extra kunnen helpen sneller te werken.

Stap 3

"Je kunt AI op diverse punten inpassen. Wij hebben als eerste in de product journey gekeken waar het toepasbaar is. Daarna was het proberen en intern resultaten delen."

Marion van Happen, CEO - HeadFirst Group

Bepaal een budget en beslis waar je gaat beginnen. Probeer algemene AI toepassingen en plan een gesprek in met Altura, om erachter te komen wat AI in jouw bidproces voor je betekent.

Mis de AI boot niet in tender en RFP management

AI in bidmanagement heeft een brede toepassing. Of je nu begint met een algemene toepassing om jouw klantbenadering te ondersteunen en tekstontwikkeling te versnellen, of gelijk doorgroeit naar een algehele oplossing zoals Altura. De waarde van AI onderschatten is naïef. 

AI heeft wat bidmanagement al jaren zoekt. Een oplossing om alle tijdrovende verplichte processen tegen te gaan. In de toekomst steek je meer tijd in strategie dan ooit tevoren. Tenminste, als je ervoor kiest dat die toekomst met AI is.

Is het tijd voor AI in jouw Tender- en RFP management?

Ben jij klaar voor AI in je tendermanagement. Dan leiden wij jou graag rond in de mogelijkheden die het te bieden heeft. Gewoon op ons platform. 

Boek een kennismaking om te kijken hoe we samen jouw proces naar het volgende niveau brengen.