Hoe More2Safety overzicht en efficiëntie in hun bidmanagement bereikt

De uitdaging: Door de beperkingen van TenderNed had More2Safety een onoverzichtelijk proces

More2Safety levert beveiligingsservices voor winkels, goederen, evenementen en veel meer. Ook geven ze trainingen en opleidingen in beveiliging.

Ze zijn jong op het gebied van inschrijven op aanbestedingen. Om op de hoogte te zijn van binnenkomende aanbestedingen was het team geabonneerd op TenderNed. Ook zochten ze door het platform om relevante aanbestedingen te vinden.

Deze klus was erg tijdrovend door de onoverzichtelijkheid van het gratis platform vanuit de overheid.

Het vinden van de juiste aanbestedingen via een zoekprofiel op TenderNed gaf veel problemen. Richard Boekee, Directeur van More2Safety zegt: “Het gebrek aan overzicht in TenderNed zorgde vaak ervoor dat we laat begonnen aan de inschrijving en miste we kansen”.

Richard werd regelmatig door een collega op de hoogte gebracht van aanbestedingen. 

Ook was projectmanagement lastig. TenderNed biedt geen mogelijkheid om aantekeningen en documenten vast te leggen. Daarom werkte ze noodgedwongen met veel losse Excel- en Word bestanden. ‍

De oplossing: Altura voor meer overzicht, efficiëntie en continue verbetering

More2Safety streefde ernaar direct te professionaliseren en standaardiseren in bidmanagement.

De redenen waarom ze Altura aanschaften: 

• Overzicht hebben van alle relevante aanbestedingen
• Geen aanbestedingen missen
• Sneller werken aan inschrijvingen
• Bewust keuzes maken om wel of niet in te schrijven
• Niet elke keer vanaf 0 beginnen met een inschrijving
• Continue verbeteren per inschrijving

Succesvolle implementatie door goede begeleiding van Altura

More2Safety slechts tweemaal ingeschreven op een aanbesteding. Daarom aarzelde Richard over het inzetten van Altura. “Dankzij de samenwerking met het Customer Success Team werd het zoekprofiel effectief ingericht. We hadden direct een passend zoekprofiel en begonnen sneller met inschrijven dan gedacht.”

Niet alleen was het zoekprofiel goed, maar ook de bijkomende service. Richard over de implementatie:

“Altura is meer dan een platform. Voor mij is het essentieel dat er ook support bij zit. Dat voelt bij Altura heel fijn.”

Resultaten: Altura als professionaliseringsslag in More2Safety's tenderproces

More2Safety is succesvol gestart in hun bidproces. Ze hebben inmiddels hun eerste aanbesteding gewonnen. De resultaten die ze bereiken met Altura:

• Duidelijk overzicht van relevante aanbestedingen door een strak afgesteld zoekprofiel
• Inzichtelijk wie de concurrentie en mogelijke samenwerkingspartners zijn
• Gestroomlijnde aanpak in projectmanagement
• Eén platform om aanbestedingen te vinden
• Makkelijk taken, planningen, en notities bijhouden in de projectmanagement module‍

Door een goed ingericht zoekprofiel missen ze geen aanbestedingen meer

More2Safety heeft een perfect afgesteld zoekprofiel en daardoor een duidelijk overzicht van relevante aanbestedingen. Richard:

“Eigenlijk krijg ik een signaal over binnenkomende aanbesteding, zodat ik iedereen voor ben, anderen hoeven mij niet te wijzen dat iets gepubliceerd is. Zonder Altura waren we de huldiging in Amsterdam van Ajax en het Nederlands elftal misgelopen." 

Waar More2Safety eerst nog problemen had met TenderNed om aanbestedingen overzichtelijk te houden, biedt Altura nu een duidelijk en overzichtelijk beeld van relevante aanbestedingen.

More2Safety kent de hele beveiligingsmarkt door Altura

De aanbestedingswereld voor beveiliging  was nieuw voor Richard, die wilde hij verkennen. In Altura kan hij alle inschrijvende partijen bekijken en doorgronden wat voor aanbestedingen ze winnen.

Ook kan hij de aanbestedende diensten goed in kaart brengen die relevant zijn. Door Altura begrijpt hij nu hoe de beveiligingswereld in aanbestedingen in elkaar zit.  

Richard vertelt:

“Door Altura heb ik een marktoverzicht gemaakt en weet ik hoe de beveiligingswereld in elkaar zit. Nu weet ik beter wie mijn concurrenten zijn, wat doen zij en welke aanbestedingen ze winnen. Dit geeft mij informatie of een partij een concurrent is of een concullega."

Doordat Richard alle inschrijvende partijen goed in kaart heeft, kan hij zien met wie hij een samenwerking kan starten.

Dit levert weer extra omzet. “Als ik bijvoorbeeld zie dat een partij al twee keer een aanbesteding voor een opvanglocatie heeft gewonnen, neem ik contact op om te kijken of we een samenwerking aan kunnen gaan. Zo verbeteren we onze kansen. Dit overzicht is in TenderNed niet mogelijk”. 

Professionaliseringsslag door projectmanagement in Altura  

More2Safety gebruikt Altura voor alle projectmanagement rondom inschrijvingen.

Wanneer Richard een aanbesteding doorneemt, noteert hij direct zijn eerste gedachten en ideeën voor een strategie. Ook plant hij vervolgacties en taken gerelateerd aan de inschrijving.

Als een aanbestedende dienst vraagt om een bepaalde beveiligingsmaatregel, zoals hondenbeveiliging, koppelt Richard de vervolgactie aan een collega. Zo is het overzichtelijk welke taken gedaan moeten worden, door wie en voor welke datum.

Door dit gestandaardiseerde proces hebben ze een professionaliseringsslag gemaakt. Er wordt sneller en duidelijker samengewerkt. “Door Altura kom ik niet meer te laat thuis en werken we niet afzonderlijk in verschillende Excel sheets”, vertelt Richard.

More2Safety’s professionalisering door Altura

More2Safety heeft door de implementatie van Altura het aanbestedingsproces aanzienlijk geprofessionaliseerd en efficiënter gemaakt. 

Door een goed ingericht zoekprofiel heeft More2Safety een duidelijk overzicht van relevante aanbestedingen, waardoor ze geen tenders meer mist. 

Projectmanagement in Altura zorgt voor duidelijke planningen en snellere en betere samenwerking. 

Als kers op de taart, door de marktanalyses weet More2Safety hoe de hele beveiligingsmarkt in elkaar zit.